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[produtividade] Como você organiza sua semana de trabalho?

excesso trabalhoEu estou em reta final da faculdade, com aulas, estudos e trabalhos que me consomem bastante tempo. No trabalho, são 30 horas semanais de desenvolvimento, coordenação da equipe, entre outros.
Resumindo, eu gasto 2/3 do meu tempo produtivo (acordado) entre faculdade e trabalho. O resto é para refeições, lazer, entretenimento e vida pessoal.
Agora, pelos vários trabalhos e tarefas, se não houver organização, vou acabar gastando desperdiçando muito mais tempo para resolver as pendências do que realmente precisaria.

Há um tempo leio blogs de produtividade como o Efetividade.net, já li livros como Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes e Trabalhe 4 Horas por Semana, e estou sempre procurando as melhores práticas que se ajustam a minha vida para me tornar mais produtivo.
Já leu como eu uso o Twitter para ser mais produtivo?

Ultimamente tenho feito um processo bem simples e que tem trazido bons resultados para mim então vou compartilhar com vocês.

Eu tenho um quadro branco no meu quarto que utilizo para rabiscar ideias, colocar tarefas e agora fazer meu processo de organização da semana, mas você pode usar folhas de papel, uma agenda ou o que preferir.

quadro organização semana

Utilizo 3 áreas: uma tabela da semana de domingo a sábado, uma área para compromissos do mês e uma outra área para ideias.

Todo sábado eu paro um tempo para organizar a semana. Faço isso no sábado porque é o dia que menos sou produtivo e tiro para descansar. Então vejo os compromissos do mês e coloco na tabela da semana os que forem entrar. Depois dou uma olhada também nos e-mails para ver projetos e trabalhos para a semana. Junto tudo com as anotações de ideias, separo por prioridade e vou alocando os dias da semana.

Sempre deixo um tempo de folga para as tarefas de última hora que surgem, mas o melhor é sempre fugir delas para não perder a linha. Um ponto importante é “ensinar” as pessoas a sua volta sobre seu processo para se acostumarem e não atrapalharem a sua organização passando tarefas em cima da hora.

Com esse processo, balanceio o trabalho durante toda a semana, evitando assim o estresse de última hora com o prazo apertado.

E você, faz o que para organizar seus trabalhos e tarefas? Deixe seu comentário mesmo que seu processo seja simples, afinal, o importante é dar conta de tudo com o menor desperdício de tempo possível.

11 comentários

  1. Sugestão pra galera é também adicionar o livro Getting Things Done do Dave Allen na lista, muito bom.

    Algo que eu faço e acho importante é durante o planejamento da semana dar o peso correto aos diferentes “projetos”. Explico: não focar só no trabalho ou atividades domesticas, considerar tudo como projetos (manter a casa arrumada, projeto tal do trabalho, aprender japonês, etc…) e dividir quanto tempo você vai dar para cada um deles.

    Se não faço isso sempre acabo focando de mais em algo e esquecendo as outras coisas.

    Abraço,
    Gui.

  2. Boa Gui, Getting Things Done é um que esta na minha lista mas não consegui ler ainda… ia comentar mas esqueci.
    Ótima dica sobre colocar o mesmo peso nas atividades. Um caso clássico, se você não fizer isso, é deixar pra organizar a casa sempre depois e depois, daí já viu… hehe
    Grande abraço e valeu pelo comentário.

  3. hahaha,

    e depois riram de mim quando eu tinha comprado um quadro branco…

  4. é lucas, aprendemos com os mais sábios!
    grande abraço

  5. Ana Paula Bachiega:
    June 2nd, 2009 at 9:35 pm

    Vou contribuir com o seu blog!
    Como sou uma pessoa noturna, tento resolver os problemas pessoais ao longo do dia, quando existem, e trabalho em casa a noite.
    Com base em um curso de gestao do tempo, filosófico é claro, tento elencar as tarefas pelos seguintes títulos: urgente, importante e operacional. O ser humano por natureza tenta sempre começar pelo mais simples, o operacional, porém, o objetivo é delegar o operacional, ao menos o do trabalho. Sempre iniciar pelo urgente que demanda mais tempo e tem maior grau de dificuldade, assim, nos livramos de correr contra o relogio para entregar algo.
    Dentro da gestao do tempo acredito ser importante sempre terminar a noite lendo, mesmo que sejam 10 minutos. Isso também é otimizar o tempo.
    Além disso utilizo o celular/ palm, etc para criar uma agenda de avisos.
    É isso, nao sei se sou a melhor utilizadora do tempo mas….vamos sempre melhorando bjuu

  6. Ana, bem legal a dica sobre categorizar as tarefas em: urgente, importante e operacional.
    Uma boa também ler uns 10min antes de dormir. Bom pelo tempo e também para desligar a cabeca das preocupacões do dia a dia. Eu geralmente leio no ônibus quando estou indo ou voltando do trabalho.
    Muito obrigado pela visita e pelo comentário!
    Bjoss

  7. Pedro

    Reta final de faculdade é pura ralação com certeza, mas mesmo assim curta esse momento porque daqui uns anos voce ira sentir mais saudade da turma, professores, dos lanches rapidos, do bate-papo, … outros compromissos surgirão que se chamam: metas e desafios. Nos dias de hoje voce tem que estar antenado a todas as novidades da tecnologia e do mundo para estar no mercado de trabalho. Voce é cobrado por numeros e resultados. Boa semana e dentro do possivel, curta!

  8. Dae Pedro,

    to na mesma situação que a sua. Já li todos os livros citados acima. Deixo minha contribuição indicando um livro chamado “Zen to done”. Ele é uma versão mais enxuta que o Get Things Done e tem alguns pontos de vista diferentes.
    Não posso entrar muito em detalhes porque estou começando a ler ele agora, mas pode-se ver em fóruns de discussão pessoas que dizem ser bem melhor que o GTD.
    Enfim, todos esses livros são bons, difícil é por em prática e mais difícil ainda é manter a prática pq venho de muito tempo com hábitos “errados” que não são tolerados mais na vida adulta e profissional.
    Muito legal seu blog. Abração

  9. Andreia,
    tranquilamente aproveito bastante a minha vida na faculdade, tanto é que estendi essa vida sem me estressar com a pressão que teria da sociedade ;)
    Valeu pelo seu comentário! Ele sempre é válido!

    Daniel,
    não conhecia esse livro. Vou procurá-lo depois.
    Sobre a prática, acho que o segredo é começar! Começar pequeno, com poucas mudanças para ir se acostumando e depois ir melhorando com o tempo…
    Valeu pela visita ao blog.

  10. Então Pedro,

    agora vc tocou no ponto q mais me incomoda.
    Odeio qdo me perguntam qdo vou me formar.
    A família, os amigos da minha cidade ficam perguntando qdo eu vou me formar. Como se isso fosse a coisa mais importante do mundo. E qto mais eu demoro mais me sinto mal com essa situação. Como vc fez pra conseguir ignorar isso?

  11. Daniel,
    acho que isso vai um pouco de cada um, normal. Pessoalmente acho que sempre fiquei tranquilho pelo fato disso ser apenas mais uma fase da vida, igual quando temos que passar pelo “e o vestibular, saiu o resultado?”, ou “já está trabalhando?”, ou ainda “e o casamento?”, entende??
    Outra coisa é que percebi que a faculdade, para alguns cursos e careiras, não é tudo. Ter uma boa bagagem profissional por exemplo, é muito mais importante, e as vezes vale você se dedicar mais a isso e eventualmente atrasar a sua formação do que querer sair para o mercado rapidamente.
    Relaxe! Se estressar com a pressão das pessoas só vai piorar as coisas.

    Espero ter ajudado…

    Grande abraço.

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